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Virtuelle Konferenzen:
Das sollten Sie beachten! 

Lesedauer: ca. 3 Minuten

September 2020

Bildnachweis: istockphoto.com

Ob im Homeoffice oder im Büro, der virtuelle Raum als neue Arbeitsumgebung wird immer wichtiger. Projektgruppen nutzen Onlinetools, um sich zu organisieren, Weiterbildungen finden überwiegend digital statt und auch der berufliche Alltag hat sich mehr und mehr in die virtuellen Räume verlagert. Das physische Zusammentreffen weicht den virtuellen Videokonferenzen. Eine Situation, mit der wir uns neu arrangieren müssen.

Gleichzeitig stellt dieser Wandel aber auch eine nie da gewesene Chance dar, wenngleich es für viele eine neue, eine andere Welt ist. Dennoch sollten wir diese schwierigen Zeiten nutzen, um unsere altbekannten Meetingstrukturen anzupassen, ja – vllt. sogar zu verbessern. Denn die Möglichkeiten, die durch diese digitale Veränderung geboten werden, sind enorm.

Wie verhalte ich mich in virtuellen Konferenzen?

Seien Sie Pünktlichkeit: Sofern möglich, bietet es sich an, lieber ein paar Minuten eher im virtuellen Konferenzraum zu sein, um sicherzustellen, dass Ihre Technik einwandfrei funktioniert bzw. Sie die Zeit haben, auf evtl. Probleme zu reagieren. Halten sich die Konferenzenteilnehmenden daran, kann sofort mit dem Meeting begonnen werden.

Haben Sie die richtige Technik bereit: Nutzen Sie ein Headset! Ihre Konferenzteilnehmer werden es Ihnen danken. In der Regel ist die Tonqualität eines handelsüblichen Kopfhörerkabels deutlich besser als die Qualität der eingebauten Mikrofone Ihres Laptops. Bei der Vielzahl an virtuellen Konferenzen sind qualitative Unterschiede ein wahrer Segen.

Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm: Wer nicht spricht, sollte sein Mikrofon besser ausschalten, um unnötige Lärmbelästigungen zu vermeiden. Jedes Meetingtool bietet hierfür die entsprechenden Funktionen. Außerdem erleichtert eine ruhige Arbeitsumgebung die Zusammenarbeit.

Legen Sie Verantwortlichkeiten fest: Bestimmen Sie zu Beginn des Meetings eine moderierende Person, die durch die gesamte Konferenz führt, die Zeiten im Auge behält und sicherstellt, dass alle Teilnehmenden aktiv an der Veranstaltung partizipieren. Außerdem sollte diese Person gerade bei längeren Meetings für kurze Pause sorgen, da die Aufmerksamkeitsspanne, gerade bei virtuellen Meetings, deutlich kürzer ist als in einem physischen Meeting. Die Bestimmung einer solchen Person erlaubt es den anderen Teilnehmenden sich besser auf den Inhalt des Meetings fokussieren zu können.

Sprechen Sie Personen direkt an: Da die nonverbale Kommunikation in Videokonferenzen nur eingeschränkt funktioniert, sollten Sie Ihre Fragen oder Kommentare direkt an die jeweiligen Personen richten und entsprechend beim Namen nennen. Nur so wird allen Teilnehmenden sofort ersichtlich, wer sein Mikrofon aktivieren muss.

Seien Sie genau in Ihren Aussagen: Da sich die teilnehmenden Personen an unterschiedlichen Standorten befinden, muss zu jederzeit deutlich gemacht werden, an welchen Aufgaben gerade gearbeitet bzw. über welche Inhalte gesprochen werden sollte. Seien Sie im Zweifelsfall daher lieber zu explizit, anstatt zu unklar.

Halten Sie Kernaussagen fest: Früher oder später wird es dazu kommen, dass die Verbindung abbricht oder nur Bruchstücke der Aussagen ankommen. Damit hier keine Kernaussagen verloren gehen, sollten diese verifiziert und festgehalten werden. Wiederholen Sie daher diese Kernaussagen und halten Sie diese schriftlich fest. Diese Technik gilt für jegliche Form der erfolgreichen Kommunikation – egal ob offline oder online!

Nehmen Sie aktiv teil: Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmenden aktiv an der Konferenz teilnehmen. Gerade im Homeoffice kommt es schnell zu möglichen Ablenkungen. Seien Sie daher ein gutes Vorbild und nehmen Sie aktiv an einer Konferenz teil.